Número de Identificação do Empregador (EIN): Quem Precisa e Como Obtê-lo

Por Patrick de Pelucio

Um número de identificação do empregador (EIN) é um número exclusivo fornecido pelo Internal Revenue Service (IRS) usado para declaração de impostos, relatórios comerciais e outros usos em que uma empresa precisa ser facilmente identificada.

O que é um Número de Identificação do Empregador (EIN)?

O termo "número de identificação do empregador" (EIN) refere-se a um identificador exclusivo atribuído a uma entidade empresarial. Ele é fornecido a uma empresa pelo Serviço de Receita Federal (IRS) e é usado para identificá-la em tipos específicos de documentos, como declarações de imposto de renda. As empresas podem solicitar EINs diretamente ao IRS, que geralmente os emite imediatamente.

Principais conclusões

• Um número de identificação do empregador é um número exclusivo de nove dígitos atribuído a uma entidade empresarial.

• Os EINs permitem que o IRS identifique facilmente empresas para fins de declaração de impostos.

• Todas as empresas que atendem a determinados critérios devem ter um EIN antes de poderem começar a operar.

• A solicitação é gratuita e os formulários estão disponíveis no site do IRS.

• Além de serem necessários para declarações de impostos, os EINs permitem que empresas abram contas bancárias e solicitem crédito.

Compreendendo o EIN

Os EINs são emitidos para identificar entidades comerciais nos Estados Unidos da mesma forma que os números de Seguro Social (SSNs) são usados ​​para identificar indivíduos. O EIN também é conhecido como Número de Identificação Fiscal Federal.

Os EINs são números únicos de nove dígitos, formatados como XX-XXXXXXX e, como mencionado acima, emitidos pela Receita Federal (IRS). A agência os utiliza para identificar contribuintes que são obrigados a apresentar diversas declarações de imposto de renda empresarial .

Os EINs são exclusivos para as empresas às quais são atribuídos. Eles nunca expiram e o mesmo número definido nunca é reemitido para outra empresa, mesmo que o empregador original feche as portas.

Entidades empresariais devem solicitar um EIN antes de poderem iniciar suas operações.

Os tipos de empresas e outras entidades que recebem EINs incluem:

• Sociedades de responsabilidade limitada (LLCs)

• Empresas unipessoais

• Organizações sem fins lucrativos (OSFL)

• Agências governamentais

• Corporações

• Corporações de serviços pessoais

• Corporações S

• Parcerias

• Igrejas e organizações controladas por igrejas

• Administradores de planos

• Entidades militares

• Entidades governamentais

• Cooperativas de agricultores

• Governos e empresas tribais indianas

• Canal de Investimento Hipotecário Imobiliário (REMIC)

• Propriedades

• Trusts

O IRS não é tendencioso em relação ao tamanho da empresa. Isso significa que mesmo aquelas com apenas um funcionário são tão elegíveis para um EIN quanto as corporações multinacionais .

O EIN não é considerado uma informação sensível da mesma forma que um número de Seguro Social e é distribuído gratuitamente por empresas on-line e em publicações impressas.

Critérios para um EIN

Uma empresa ou outra entidade precisa de um EIN se:

• Tem algum funcionário

• Opera como uma corporação ou uma parceria

• Apresenta declarações de imposto sobre emprego, impostos especiais de consumo ou álcool, tabaco e armas de fogo

• Reter impostos sobre rendimentos que não sejam salários pagos a estrangeiros não residentes

• Tem um plano Keogh

• Está envolvido com vários tipos de organizações, incluindo, mas não se limitando a fundos, propriedades e organizações sem fins lucrativos

Como obter um EIN

Solicitar um EIN é gratuito e pode ser feito por telefone (para quem não está nos EUA, mas fará negócios no país), fax, correio ou online. O processo é bastante fácil e descomplicado.

Os candidatos devem preencher o Formulário SS-4: Solicitação de Número de Identificação do Empregador, disponível no site do IRS .

O IRS exige que as seguintes informações sejam incluídas no requerimento: o nome do principal executivo da empresa, do concedente, do sócio geral, do fiduciário , do proprietário ou de qualquer outro cargo, juntamente com seu número de identificação fiscal pessoal.

Outras informações que devem ser incluídas no formulário são:

• O tipo de entidade

• Os motivos da solicitação (novo negócio, mudança de organização, conformidade com os requisitos de retenção do IRS)

• A data de início ou aquisição

• A principal indústria de negócios

Uma empresa deve estar localizada nos EUA ou em territórios dos EUA para solicitar um EIN online. Assim que as informações online forem validadas, um EIN será atribuído imediatamente.

A pessoa responsável pelo negócio, independentemente de seu cargo na empresa, deve ser uma pessoa física e não uma entidade, a menos que seja uma entidade governamental.

Benefícios de um EIN

A principal vantagem de obter um EIN é poder operar seu negócio. Você não pode administrá-lo sem ele. Você deve solicitar um EIN antes mesmo de começar.

Com um EIN você pode:

• Contratar e pagar funcionários

• Abrir contas bancárias , obtenha crédito e invista o dinheiro excedente

• Manter escudos corporativos

• Declarar impostos comerciais e registrar impostos estaduais

Outro benefício do EIN é que ele mantém suas finanças pessoais separadas das da sua empresa. Isso pode ser especialmente benéfico para autônomos (como subcontratados ), que precisam fornecer um número de identificação para fins de declaração de imposto de renda aos seus contratantes.

Embora não sejam obrigados a ter um EIN, eles ainda podem obter um e usá-lo em vez do número do Seguro Social.

Isso pode proteger suas informações pessoais de pessoas inescrupulosas que buscam seus dados pessoais para roubo de identidade e ganho financeiro.

Empresas que mudam sua estrutura de propriedade, por exemplo, proprietários únicos que planejam se incorporar , devem solicitar um novo EIN.

Fechando seu EIN

Depois que um EIN é atribuído a você, ele fica associado para sempre a você e à sua empresa. Oficialmente, a Receita Federal nunca pode cancelar um EIN.

O EIN desempenha um papel fundamental na elaboração de relatórios financeiros e fiscais obrigatórios. Mesmo que uma entidade nunca apresente uma declaração, o EIN ainda está associado a ela e pode ser usado posteriormente.

Se você receber um número de identificação, mas depois decidir que ele não é necessário, ou se fechar seu negócio, o IRS poderá desativar sua conta comercial associada.

Este é frequentemente o caso de startups que nunca são lançadas. Uma carta indicando o nome legal, endereço comercial, número EIN, aviso de atribuição de EIN (se disponível) e o motivo do encerramento da conta deve ser enviada ao IRS.

O EIN permanecerá; apenas a conta comercial do IRS será suspensa.

EIN vs. Número de Identificação Fiscal (TIN)

Um " Número de Identificação Fiscal (TIN) " é um termo amplo usado para descrever qualquer tipo de número de identificação.

É um descritor genérico para uma variedade de números que podem ser usados ​​em um formulário de imposto, incluindo, mas não se limitando a:

• EIN

• SSN

• ITIN (Número de Identificação Fiscal Individual)

• ATIN (Número de Identificação Fiscal para Adoções Pendentes nos EUA)

• PTIN (Número de Identificação Fiscal do Preparador)

Dependendo do contribuinte, o EIN pode ou não ser o TIN usado pela Receita Federal. Para um funcionário, o TIN geralmente é o seu número de Seguro Social.

Para corporações , parcerias, fundos e propriedades , normalmente é um EIN.

O que acontece se você perder ou extraviar seu EIN?

Caso você perca a anotação do seu EIN, procure-a no aviso de emissão enviado a você pela Receita Federal (IRS). Caso não encontre, a instituição financeira onde você realiza suas operações bancárias diárias pode fornecê-la. Você também pode encontrá-la em suas declarações de imposto de renda. Se tudo isso falhar, entre em contato com a Linha de Impostos Comerciais e Especiais da Receita Federal (IRS) pelo telefone. Tenha informações de identificação em mãos antes de falar com um representante.

Minha empresa precisa de um EIN?

A maioria das empresas precisa de um número de identificação de empregador. Especificamente, se a sua tem funcionários, é uma corporação ou sociedade, apresenta determinadas declarações de imposto de renda (emprego, impostos especiais de consumo ou álcool, tabaco e armas de fogo), retém impostos sobre renda que não seja de salários pagos a estrangeiros não residentes ou possui um plano Keogh, precisa de um EIN.

Quanto tempo leva para obter um EIN?

Ao se inscrever online, você pode obter um EIN imediatamente. Normalmente, leva uma semana para obtê-lo ao se inscrever por fax. Se a inscrição for feita por correio, o prazo de entrega pode ser de quatro a seis semanas.

O Resultado Final

Um EIN é um número exclusivo de nove dígitos atribuído a uma entidade empresarial pelo IRS e deve ser obtido antes que ela comece a operar.

A maioria das empresas precisa de um EIN para declarar impostos e para outros fins financeiros. Para solicitar um EIN, preencha o Formulário SS-4, disponível no site do IRS.